명함은 상대방에게 자신의 소속과 직책, 성명을 알리고 증명하는 역할을 하는 일종의 소개서 역할을 하는 것으로, 명함은 그 사람의 분신이라고 볼 수 있다. 그러므로 명함의 사용법 및 정중하게 취급하는 법을 알아 두어야 한다.
가. 명함을 교환하는 법
1) 명함은 자신의 회사명, 소속, 이름을 밝히고 공손히 인사를 건넨다.
2) 명함을 건넬 때의 위치는 상대방의 가슴높이로 반드시 일어서서 건넨다.
3) 오른손에 명함을 들고 왼손으로 오른손을 받쳐서 두 손으로 건넨다.
4) 명함을 받을 때는 두 손으로 받는다.
5) 명함을 건넬 떄는 자기의 이름이 상대방 쪽에서 보이게 돌려서 건넨다.
6) 명함을 볼 때는 가슴 부근까지의 높이로 들고 목례하며 본다.
7) 상대방의 명함을 꼭 훑어보고 회사명과 이름을 확인한다.
나. 올바른 명함 교환법
1) 하위자나 연하의 사람이 상위자 또는 연상의 사람에게 먼저 건넨다.
2) 소개의 경우 먼저 소개된 사람부터 건넨다.
3) 방문한 경우 방문한 사람이 먼저 건넨다.
4) 여러 사람이 방문한 경우 접수처에서는 대표자 혹은 상사가 명함을 준다.
5) 여러 사람과 명함을 교환할 때는 지위가 높은 사람부터 순서대로 한다.
6) 상대가 두 사람 이상일 때는 손윗사람에게 먼저 준다.
다. 명함 취급 시 예절
명함은 정중하게 취급한다 - 명함은 한 손으로 받지 않는다.
받은 명함을 손으로 들고 만지작거리거나 손장난을 하면 안된다.
받은 명함을 뒷주머니에 넣지 않고 상의 윗주머니에 넣는다.
받은 명함을 그 자리에서 보지도 않고 집어 넣으면 안 된다.
성명, 소속을 확인한다 - 상대방의 명함을 꼭 훑어보고 회사명과 이름을 확인한다.
읽기 어려운 한자인 경우 반드시 여쭈어 본다.
낙서를 하지 않는다 - 상대방의 면전에서 상대의 명함 위에 글씨를 쓰지 않는다.
명함에 인상, 용건, 일자 등 메모를 해야만 하는 경우 상대방이 돌아간 후 자기자리에 돌아 와서 한다.
성명, 소속을 잊지 않는다 - 받은 명함은 아무렇게나 급히 넣지 말고 회사명, 이름 등을 잘 기억한 후 넣는다.
이야기 도중 이름을 보기 위하여 포켓에 넣어 둔 명함을 꺼내 보지 않는다.
기억하기 어려운 경우 상대의 좌석 순으로 명함을 테이블 위에 나열해도 괜찮다.
받은 명함은 가지고 간다 - 테이블 위에 둔 명함을 이야기가 끝나기 전에 넣는다.
- 받은 명함을 두고 가지 않는다.
